Workflow n8n untuk tim kecil yang rapat lewat suara
Rapat selesai, tugasnya sudah di papan.
Teruskan voice note rapat ke bot Telegram. Notulen, keputusan, dan tugas per orang dengan tenggatnya masuk ke Notion atau Google Sheets. Sehari sebelum tenggat, tiap orang diingatkan lewat Telegram.
Animasi tiga dimensi: pita gelombang suara tebal dari rekaman contoh masuk dari kiri, pecah menjadi empat jalur, dan tiap jalur mendarat sebagai kartu tugas dengan nama pemiliknya di kolom tenggat pada papan biru tinta.
Rekaman contoh
1 menit 38 detik. Tanda kuning tua: kalimat yang jadi tugas. Garis putus: keputusan. Arahkan kursor atau tekan untuk mendengar potongannya.
Papan tugas setelah rapat, 28 September 2026
Tiap puncak jadi satu kartu.
Dikelompokkan menurut tenggat. Tanggal dihitung dari kata yang diucapkan di rapat, bukan ditebak.
Tiga workflow n8n, siap impor
Yang berjalan setelah voice note terkirim.
Nama langkah di bawah persis seperti di kanvas n8n. Kotak jingga memanggil layanan luar. Tanpa akun apa pun, ketiganya tetap bisa dicoba lewat mode demo.
Supaya tidak ada kejutan
Yang dikerjakan mesin, yang tetap dicek orang.
tenggat 1 Oktober dari kata "Rabu"
Rabu, 30 September 2026, ditandai Perlu dicek di notulen
Pemilik tugas
Whisper tidak tahu siapa yang sedang bicara. Pemilik diambil dari nama yang disebut ("Dimas, tolong..."), lalu dicocokkan ke daftar tim. Nama yang tidak ada di daftar ditandai, bukan ditebak.
Tenggat
"Rabu pagi", "besok", "tanggal 5", "Jumat minggu depan" dihitung ulang dari tanggal rapat oleh kode, bukan oleh model. Frasa yang bisa ditafsirkan dua cara diberi tanda Perlu dicek.
Rekaman panjang
Bot Telegram hanya bisa mengunduh file sampai 20 MB (batas Bot API). Rekaman yang lebih besar ditaruh di folder Google Drive, jalurnya sudah ada di workflow, dan pengirimnya diberi tahu kalau file terlalu besar.
Keputusan akhir
Papan tetap milik tim. Ubah judul, pemilik, atau status langsung di Notion atau Sheets. Pengingat dan rekap membaca papan, jadi perubahan Anda yang dipakai.
Akun yang perlu disiapkan
Empat akun, dua di antaranya gratis.
Langkah lengkapnya ada di halaman Siapkan dan docs/CREDENTIALS.md.
| Untuk | Layanan | Biaya |
|---|---|---|
| Menerima voice note, kirim pengingat | Bot Telegram dari @BotFather | Gratis |
| Papan tugas | Notion (integrasi internal) atau Google Sheets | Gratis untuk pemakaian tim kecil |
| Transkripsi Bahasa Indonesia | Endpoint Whisper yang kompatibel OpenAI, atau whisper.cpp di server sendiri | Bayar per menit rekaman, atau gratis bila memakai whisper.cpp |
| Notulen dan daftar tugas | Model chat lewat endpoint kompatibel OpenAI (bawaan FlatKey) | Bayar per pemakaian, model kelas murah sudah cukup |
Pertanyaan pembeli
Sebelum membeli.
Rapat kami campur Bahasa Jawa atau Sunda. Masih bisa?
Transkripsi diatur ke Bahasa Indonesia (language=id). Kalimat campuran biasanya tetap tertulis, tapi istilah daerah bisa salah eja. Tugas tetap terbaca selama nama orang dan permintaannya jelas. Uji dengan satu rekaman rapat Anda sendiri di mode nyata sebelum dipakai rutin.
Apakah rekaman rapat kami disimpan?
Workflow tidak menyimpan file audio. File diunduh dari Telegram atau Drive, dikirim ke layanan transkripsi yang Anda pilih, lalu dibuang dari memori n8n. Yang tersimpan hanya teks tugas di papan Anda. Kebijakan penyimpanan di sisi penyedia transkripsi mengikuti penyedia itu. Kalau rekaman tidak boleh keluar kantor, pakai whisper.cpp di server sendiri.
Butuh server sendiri?
Butuh tempat menjalankan n8n: VPS kecil dengan Docker, atau n8n Cloud. Paket ini menyertakan docker-compose.yml dan panduan domain + HTTPS, karena trigger Telegram butuh alamat HTTPS publik.
Bisa dikirim ke grup Telegram, bukan ke bot langsung?
Bisa. Tambahkan bot ke grup dan matikan privacy mode di @BotFather supaya bot membaca voice note di grup. Notulen dibalas ke grup yang sama. Pengingat tetap dikirim pribadi ke tiap orang sesuai daftar tim.
Kami pakai WhatsApp, bukan Telegram.
Versi ini memakai Telegram karena botnya gratis dan bisa menerima file audio tanpa verifikasi bisnis. WhatsApp Business Cloud API butuh akun Meta Business terverifikasi dan pesan pengingat harus memakai template yang disetujui. Rekaman bisa tetap masuk lewat folder Google Drive tanpa Telegram sama sekali.
Bagaimana kalau model salah menangkap tugas?
Notulen yang dibalas ke Telegram menampilkan semua tugas beserta kutipan kalimat aslinya di papan, jadi kesalahan kelihatan dalam hitungan detik. Hapus atau ubah barisnya di papan. Tugas yang meragukan sudah diberi tanda Perlu dicek.